Phó Chủ tịch Thường trực UBND Thành phố Lê Hồng Sơn vừa ký ban hành Công văn số 3551/UBND-NC về việc thực hiện một số nhiệm vụ lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi, chứng thực khi tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp.

Theo đó, UBND Thành phố yêu cầu Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố có trách nhiệm điều chỉnh Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC), kết nối với Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch quốc gia và Cổng Dịch vụ công quốc gia theo đơn vị hành chính cấp xã mới để đảm bảo người dân không bị gián đoạn khi thực hiện thủ tục trực tuyến.

Sở Tư pháp hướng dẫn, kiểm tra và xử lý các vướng mắc phát sinh trong lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi, chứng thực. Rà soát tài khoản của Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch đã được cấp cho UBND cấp huyện, UBND cấp xã; khóa/xoá tài khoản của công chức làm công tác hộ tịch đã chuyển công tác hoặc thôi việc và cấp mới các tài khoản hệ thống hộ tịch cho công chức tại các đơn vị hành chính cấp xã mới.

Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với Sở Tư pháp rà soát, thống kê số lượng, chất lượng công chức làm công tác tư pháp trước và sau khi sắp xếp; tham mưu UBND Thành phố chỉ đạo, bố trí đủ công chức để đảm bảo công tác tham mưu quản lý nhà nước và tiếp nhận, giải quyết TTHC lĩnh vực tư pháp.

Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố tiếp nhận bàn giao từ UBND cấp huyện các sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi của UBND cấp xã chuyển lưu tại cấp huyện theo quy định pháp luật hộ tịch trước đây.

Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp với Văn phòng UBND Thành phố: hướng dẫn, hỗ trợ, kết nối, có phương án bảo đảm hạ tầng công nghệ thông tin và đường truyền phục vụ tổ chức họp trực tuyến, hội nghị truyền hình trực tuyến giữa Sở Tư pháp và 126 UBND cấp xã (mới) bảo đảm thông suốt, ổn định, an toàn thông tin và yêu cầu chỉ đạo điều hành.

UBND cấp huyện có trách nhiệm rà soát, thống kê, bàn giao, lưu trữ sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi bao gồm cả trường hợp có yếu tố nước ngoài. Đồng thời, thực hiện khoá sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng vào 17h00 ngày 30/6/2025.

UBND cấp xã khoá sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng vào 17h00 ngày 30/6/2025. Ngày 01/7/2025, UBND cấp xã (mới) mở sổ đăng ký hộ tịch, sổ nuôi con nuôi mới, quyển số 01, ghi số thứ tự đăng ký từ số 01. Các UBND cấp xã được sáp nhập thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch cho đại diện UBND cấp xã (mới) để lưu trữ, khai thác, sử dụng.

Trường hợp tách diện tích và nhân khẩu của một đơn vị hành chính cấp xã ra làm nhiều phần để sáp nhập vào các đơn vị hành chính cấp xã khác nhau (các đơn vị mới): UBND xã được tách thống kê, sắp xếp toàn bộ sổ, hồ sơ đăng ký để bàn giao, lưu trữ tại 01 đơn vị mới có phần lớn diện tích, nhân khẩu của xã cũ nhập vào. Đơn vị nhận bàn giao sổ, hồ sơ đăng ký có trách nhiệm sao (chứng thực), chuyển mỗi đơn vị mới 01 bản giấy hoặc điện tử (dạng PDF) sổ đăng ký hộ tịch, sổ nuôi con nuôi để lưu, sử dụng làm căn cứ cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy chứng nhận nuôi con nuôi trong nước từ sổ đăng ký tại đơn vị được tách trước đây và giải quyết TTHC.

Về việc xác minh tình trạng hôn nhân: khi nhận được yêu cầu/đề nghị xác minh tình trạng hôn nhân trong trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại đơn vị hành chính cấp xã trước đây, đơn vị nhận bàn giao sổ hộ tịch có trách nhiệm trả lời việc xác minh tình trạng hôn nhân.

Về việc bàn giao sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi: Đối với sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi từ năm 2024 trở về trước: thực hiện bàn giao xong trước ngày 20/6/2025. Đối với sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi năm 2025: thực hiện bàn giao vào 17h00 ngày 30/6/2025.

Việc giao, nhận sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi phải được lập thành Biên bản; trong biên bản cần thống kê lập danh mục chi tiết các sổ, hồ sơ tài liệu…; biên bản giao nhận phải được lưu giữ 01 bản tại bên giao, lưu giữ 01 bản tại bên nhận và gửi Sở Tư pháp (phòng Hành chính tư pháp) 01 bản để phục vụ công tác quản lý.

Bên nhận có trách nhiệm quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng và công khai thông tin cơ quan tiếp nhận sổ, hồ sơ hộ tịch, nuôi con nuôi để người dân biết, liên hệ thực hiện TTHC khi có nhu cầu.

Đối với lĩnh vực chứng thực: Phòng Tư pháp cấp huyện bàn giao hồ sơ, sổ chứng thực, giấy tờ và văn bản đã chứng thực từ năm 2024 trở về trước cho đại diện UBND cấp xã (mới) nơi đặt trụ sở cũ của UBND quận, huyện, thị xã trước đây, hoàn thành xong trước ngày 20/6/2025 và bàn giao hồ sơ của năm 2025 vào 17h00 ngày 30/6/2025.

UBND cấp xã thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ sổ, hồ sơ chứng thực từ năm 2024 trở về trước đang lưu trữ cho đại diện UBND cấp xã (mới) trước ngày 20/6/2025; Đối với sổ, hồ sơ, tài liệu chứng thực năm 2025 thì bàn giao cho đại diện UBND cấp xã (mới) vào 17h00 ngày 30/6/2025.