Chánh Văn phòng UBND Thành phố Nguyễn Tiến Thiết đã ký ban hành Kế hoạch số 25/KH-VP ngày 12/3/2026 của Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ năm 2026.

Kế hoạch nhằm tiếp tục tăng cường công tác quản lý nhà nước, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ, phát huy vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động của Văn phòng UBND Thành phố. Đồng thời, nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu trong quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và nâng cao nhận thức của công chức, viên chức về vai trò, trách nhiệm trong việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Kế hoạch cũng đặt mục tiêu đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành; gắn công tác văn thư, lưu trữ với xây dựng chính quyền số và quản trị dữ liệu số. Việc chuẩn hóa hồ sơ, tài liệu điện tử, kết nối và chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành, Hệ thống quản lý cơ dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành của Thành phố.

Theo Kế hoạch, các phòng, ban, trung tâm và toàn thể CCVC cần xác định rõ vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; thường xuyên tổ chức thanh tra, kiểm tra nộ bộ việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; thực hiện nghiêm việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Công tác giao nộp hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan sẽ được đưa vào tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của công chức, viên chức hằng tháng, hằng năm.

Kế hoạch cũng xác định một số nhiệm vụ trọng tâm như tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ; xây dựng Kế hoạch tự kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của các phòng, ban, trung tâm; nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản; thực hiện tốt việc tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản đến; quản lý chặt chẽ văn bản có nội dung chứa bí mật nhà nước và việc sử dụng con dấu theo đúng quy định. Đồng thời tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số trong phát hành văn bản điện tử; triển khai các giải pháp công nghệ thông tin nhằm tối ưu hóa quy trình xử lý văn bản, hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Thành phố.

Bên cạnh đó, việc phát triển và ứng dụng các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), phân tích dữ liệu lớn (Big Data), công nghệ nhận diện ký tự quang học (OCR) và các nền tảng số hóa hiện đại sẽ được nghiên cứu, triển khai nhằm hỗ trợ phân loại, tra cứu và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Công tác lập hồ sơ điện tử, số hóa tài liệu lưu trữ, bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu và kết nối liên thông cơ sở dữ liệu lưu trữ cũng được xác định là nhiệm vụ quan trọng trong năm 2026.

Chánh Văn phòng UBND Thành phố yêu cầu các phòng, ban, đơn vị trực thuộc nghiêm túc triển khai thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 tại cơ quan Văn phòng UBND Thành phố.