18/08/2016 05:38:36
Điều 3. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Văn phòng
Văn phòng giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định tại Điều 1, Quyết định số 09/2016/QĐ-UBND ngày 31/3/2016 của UBND thành phố Hà Nội về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
Điều 4. Trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng
1. Chánh Văn phòng là người đứng đầu cơ quan, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của cơ quan Văn phòng; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND Thành phố và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao; là chủ tài khoản cơ quan Văn phòng.
2. Chánh Văn phòng điều hành hoạt động cơ quan theo chế độ thủ trưởng; chỉ đạo chung việc xây dựng, đôn đốc, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác và hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO của Văn phòng.
3. Chánh Văn phòng phân công các Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, xử lý thường xuyên các công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng trong từng lĩnh vực công tác của Văn phòng (trừ các công việc do Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ đạo). Điều hòa phối hợp công tác giữa các Phó Chánh Văn phòng, giữa các đơn vị để mọi hoạt động trong cơ quan Văn phòng được đảm bảo thống nhất, hiệu quả.
4. Khi vắng mặt và nếu thấy cần thiết, Chánh Văn phòng ủy nhiệm cho một Phó Chánh Văn phòng thay mặt Chánh Văn phòng điều hành các công việc của cơ quan.
5. Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách, chỉ đạo, điều hành những nhiệm vụ, lĩnh vực, công việc cụ thể như sau:
a) Trình UBND Thành phố thông qua và ban hành Quy chế làm việc của UBND Thành phố và giúp UBND Thành phố theo dõi, kiểm điểm việc thực hiện Quy chế làm việc;
b) Giúp Chủ tịch UBND Thành phố chỉ đạo việc thực hiện quan hệ phối hợp công tác của UBND Thành phố được quy định tại Điều 12, Quy chế làm việc của UBND Thành phố nhiệm kỳ 2016-2021;
c) Chỉ đạo xây dựng lịch công tác năm, 6 tháng, quý, hàng tháng của UBND Thành phố; xây dựng lịch công tác tuần của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND Thành phố;
d) Giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND Thành phố tổ chức thực hiện chương trình công tác của UBND Thành phố;
đ) Định kỳ hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm, chỉ đạo tổng hợp tình hình, tóm tắt kết quả, báo cáo Chủ tịch UBND Thành phố, Phó Chủ tịch UBND Thành phố về những nội dung sau:
- Kết quả lãnh đạo, chỉ đạo của UBND Thành phố;
- Kết quả chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của Chủ tịch UBND Thành phố, Phó Chủ tịch UBND Thành phố.
- Kết quả công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các sở, các cơ quan tương đương sở, các cơ quan, đơn vị thuộc UBND Thành phố, Chủ tịch UBND quận, huyện, thị xã, các cơ quan, tổ chức có liên quan trong thực hiện các văn bản của UBND Thành phố, các chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND Thành phố, Phó Chủ tịch UBND Thành phố.
e) Trực tiếp xử lý, đề xuất Chủ tịch UBND Thành phố giải quyết văn bản, hồ sơ tài liệu gửi đến Chủ tịch UBND Thành phố;
g) Là người phát ngôn của UBND Thành phố theo Quy chế người phát ngôn; trao đổi, cung cấp thông tin cho báo chí theo thẩm quyền; ủy quyền các Phó Chánh Văn phòng tổng hợp hồ sơ, tài liệu và trả lời những vấn đề báo chí nêu thuộc lĩnh vực được phân công. Quy định về phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí và theo dõi, xử lý thông tin báo chí có trong phụ lục 1 kèm theo Quy chế này;
h) Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, chỉ đạo của cơ quan cấp trên; trực tiếp tham mưu chỉ đạo công tác xây dựng nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm, chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm của Văn phòng. Chủ trì các cuộc họp giao ban và tổ chức đánh giá kết quả công tác hàng tháng, quý, năm của Văn phòng;
i) Chịu trách nhiệm về công tác tổ chức cán bộ; công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ CBCCVC của Văn phòng; công tác cải cách hành chính; công tác bảo vệ bí mật thông tin tài liệu; thực hiện Quy chế dân chủ tại cơ sở. Quản lý việc chi tiêu ngân sách Nhà nước của Văn phòng theo quy định của pháp luật;
k) Chỉ đạo thực hiện quy trình xử lý văn bản theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND Thành phố đảm bảo nhanh chóng, chính xác, cải cách thủ tục hành chính và bảo mật. Tổ chức việc xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin tại Văn phòng UBND Thành phố để phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo điều hành của UBND Thành phố, Chủ tịch UBND Thành phố và các thành viên khác của UBND Thành phố
l) Chỉ đạo công tác phối hợp giữa Văn phòng UBND Thành phố với Văn phòng Thành uỷ, Văn phòng Đoàn Đại biểu quốc hội và Văn phòng Hội đồng nhân dân Thành phố; liên hệ công tác với Văn phòng các cơ quan Trung ương;
m) Chỉ đạo giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc các lĩnh vực được phân công và trong nội bộ cơ quan Văn phòng.
6. Chánh Văn phòng UBND Thành phố trực tiếp ký các loại văn bản:
a) Các văn bản ký thừa lệnh Chủ tịch UBND Thành phố:
- Ký Thông báo kết luận các cuộc họp do Chủ tịch chủ trì;
- Ký các văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND Thành phố;
- Ký Giấy giới thiệu của UBND Thành phố.
b) Các văn bản của Văn phòng trình gửi, báo cáo Văn phòng Chính phủ,  Thường trực Hội đồng nhân dân, UBND Thành phố, Chủ tịch UBND Thành phố; Ban Cán sự Đảng UBND Thành phố, Ban Tổ chức Thành ủy, Ủy ban Kiểm tra Thành ủy;
c) Các văn bản để chỉ đạo hoặc hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ với Văn phòng Sở, ban, ngành,Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND quận, huyện, thị xã;
d) Các văn bản để quyết định, chỉ đạo, giải quyết công việc thuộc lĩnh vực Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách;
đ) Các văn bản để giải quyết các vấn đề quan trọng khác khi cần thiết.
Điều 5. Trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc của Phó Chánh Văn phòng
1. Phó Chánh Văn phòng giải quyết công việc theo nguyên tắc sau:
a) Mỗi Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy quyền chỉ đạo, xử lý thường xuyên các công việc thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng trong một số lĩnh vực công tác của Văn phòng; theo dõi, phụ trách một số cơ quan, đơn vị, địa bàn của Thành phố;
b) Trong phạm vi, lĩnh vực công việc được giao, Phó Chánh Văn phòng được sử dụng quyền hạn của Chánh Văn phòng để giải quyết công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về những quyết định của mình;
c) Phó Chánh Văn phòng chủ động giải quyết công việc được ủy quyền bảo đảm mọi công việc trong Văn phòng được giải quyết nhanh chóng, kịp thời, không chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ sót; nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực của Phó Chánh Văn phòng khác thì trực tiếp phối hợp với Phó Chánh Văn phòng đó để giải quyết và báo cáo Chánh Văn phòng. Trường hợp những vấn đề cần có ý kiến của Chánh Văn phòng hoặc giữa các Phó Chánh Văn phòng còn có ý kiến khác nhau thì Phó Chánh Văn phòng đang chủ trì xử lý công việc đó báo cáo Chánh Văn phòng quyết định;
2. Trong phạm vi công việc được ủy quyền, Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm và quyền hạn:
a) Chỉ đạo và kiểm tra các đơn vị thuộc Văn phòng được phân công phụ trách xây dựng kế hoạch, chương trình công tác, triển khai thực hiện các chủ trương công tác của Lãnh đạo Văn phòng, việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của Văn phòng và của đơn vị. Đôn đốc, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện phần chương trình công tác thuộc lĩnh vực, đơn vị mình phụ trách. Trực tiếp giải quyết các kiến nghị của tập thể, cá nhân các đơn vị mà mình phụ trách theo thẩm quyền và báo cáo xin ý kiến Chánh Văn phòng UBND Thành phố những vấn đề vượt quá thẩm quyền, quan trọng, phức tạp, nhạy cảm trước khi quyết định.
b) Phối hợp với các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, thị xã thực hiện chỉ đạo của UBND Thành phố, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Thành phố đối với các vấn đề quản lý trong lĩnh vực được phân công; phát hiện và báo cáo đề xuất với Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Chánh Văn phòng những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung;
c) Thường xuyên báo cáo Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Thành phố để giải quyết những công việc thuộc lĩnh vực được ủy quyền phụ trách. Khi được Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND Thành phố giao, Phó Chánh Văn phòng chủ trì họp với các Sở, ban, ngành, đoàn thể; UBND các quận, huyện, thị xã để giải quyết công việc của UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố. Thực hiện chế độ báo cáo với Chánh Văn phòng để chỉ đạo chung trong Văn phòng;
d) Thường xuyên theo dõi và xử lý các vấn đề cụ thể thuộc lĩnh vực, đơn vị, địa bàn được phân công theo dõi, phụ trách. Giải quyết những vấn đề phát sinh hàng ngày thuộc phạm vi mình được phân công;
đ) Tham mưu giúp Chánh Văn phòng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của UBND Thành phố và của Văn phòng; quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đánh giá kết quả công tác của các phòng, ban, đơn vị, chuyên viên trong Văn phòng được phân công phụ trách; tham gia việc sắp xếp, xây dựng nề nếp làm việc, bố trí, đánh giá xếp loại, khen thưởng, kỷ luật, cho thôi việc… đối với CBCCVC của Văn phòng theo sự phân công;
e) Căn cứ vào các quyết định, các văn bản, ý kiến chỉ đạo của UBND Thành phố của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai thực hiện của các sở, ban, ngành, đơn vị, địa phương theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách.
g) Trước 16 giờ 00 thứ Năm hàng tuần, Phó Chánh Văn phòng tổng hợp tình hình công việc mình phụ trách, những vấn đề cần xin ý kiến Lãnh đạo UBND Thành phố, báo cáo Chánh Văn phòng bằng văn bản để phục vụ cho công tác giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố;
h) Khi Phó Chánh Văn phòng đi công tác, nghỉ phép, nghỉ giải quyết việc riêng theo quy định, phải báo cáo Chánh Văn phòng phân công đồng chí Lãnh đạo Văn phòng khác giải quyết phần công việc mà Phó Chánh Văn phòng đó phụ trách;
i) Chấp hành và thực hiện những công việc khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố và Chánh Văn phòng giao.
3. Phó Chánh Văn phòng ký thay Chánh Văn phòng Thông báo kết luận các cuộc họp do Phó Chủ tịch UBND Thành phố chủ trì và các văn bản của Văn phòng trong phạm vi giải quyết công việc được phân công hoặc khi có ủy quyền hoặc ủy nhiệm của Chánh Văn phòng.
Điều 6. Trách nhiệm và quyền hạn của Trưởng đơn vị thuộc Văn phòng
Trưởng các đơn vị trực thuộc Văn phòng là người chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về hoạt động của đơn vị được giao phụ trách; điều hành công việc trong đơn vị theo chế độ Thủ trưởng, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:
1. Phụ trách chung và đảm nhiệm một số công việc chuyên môn của đơn vị, chịu trách nhiệm phân công công tác cho Phó Trưởng phòng, ban, đơn vị thuộc Văn phòng (sau đây gọi chung là Phó Trưởng đơn vị) và từng CBCCVC của đơn vị mình; là đầu mối giúp Lãnh đạo Văn phòng đôn đốc, giải quyết công việc hàng ngày thuộc lĩnh vực chuyên môn của đơn vị mình phụ trách.
2. Xây dựng, đăng ký và tổ chức thực hiện có hiệu quả chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, 6 tháng, cả năm của đơn vị mình sau khi đã báo cáo thông qua Lãnh đạo Văn phòng phụ trách đơn vị; thực hiện các quyết định, yêu cầu các nhiệm vụ đột xuất khác do Lãnh đạo Văn phòng phân công; tổng hợp và thường xuyên nắm chắc tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác đơn vị mình để báo cáo Lãnh đạo Văn phòng.
3. Điều phối công việc của đơn vị mình khi có CBCCVC, lao động hợp đồng trong đơn vị đi vắng để đảm bảo tiến độ công việc theo đúng thời gian quy định.
4. Chủ động phối hợp với các đơn vị khác trong Văn phòng về việc cung cấp thông tin và trao đổi chuyên môn, nghiệp vụ để giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Những vấn đề không thuộc thẩm quyền, Trưởng đơn vị phải báo cáo lại Lãnh đạo Văn phòng xem xét, giải quyết.
5. Theo dõi, quản lý ngày công lao động, ký xác nhận làm thêm giờ, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc tiến độ và chất lượng công việc của CBCCVC, lao động hợp đồng thuộc đơn vị mình quản lý; tổ chức đăng ký thi đua, nhận xét, đánh giá, phê bình, xếp loại thi đua các cá nhân trong phòng, đơn vị mình vào cuối năm hoặc nhiệm vụ đột xuất; đề nghị Lãnh đạo Văn phòng tuyên dương, khen thưởng những CBCCVC, lao động hợp đồng trong đơn vị có thành tích xuất sắc và đề nghị xử lý hình thức kỷ luật nếu có vi phạm.
6. Duy trì nền nếp sinh hoạt, hội họp, đôn đốc, nhắc nhở các nội dung công tác của đơn vị mình.
7. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố và của Lãnh đạo Văn phòng.
8. Trong quá trình điều hành công việc, nếu gặp vấn đề vướng mắc, những khó khăn đột xuất, phải báo cáo kịp thời với Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách để có biện pháp giải quyết, xử lý kịp thời.
9. Có quyền kiến nghị, đề xuất các vấn đề liên quan đến công việc đơn vị mình.
10. Khi vắng mặt khỏi cơ quan phải uỷ nhiệm cho một Phó Trưởng đơn vị điều hành công việc, báo cáo Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng phụ trách biết.
11. Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phòng giao.  
Điều 7. Trách nhiệm và quyền hạn của cấp Phó Trưởng đơn vị
1. Phó Trưởng đơn vị là người trực tiếp giúp Trưởng đơn vị chỉ đạo, thực hiện một số công việc của đơn vị; chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị, Lãnh đạo Văn phòng về nhiệm vụ được phân công theo quy định và liên đới trách nhiệm trước cấp trên về lĩnh vực công tác của đơn vị mình được giao.
2. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân công của Trưởng đơn vị; tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung công tác của đơn vị và tổ chức quản lý đơn vị; điều hành và giải quyết công việc thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách; phân công, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức trực thuộc thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; báo cáo kết quả công tác với Trưởng đơn vị.
3. Tham gia phối hợp công tác với các đơn vị khác trong Văn phòng UBND Thành phố, các cơ quan, tổ chức liên quan; dự và phục vụ các cuộc họp hoặc tham gia các đoàn công tác về các nội dung có liên quan đến nhiệm vụ được phân công phụ trách.
4. Có quyền kiến nghị, đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố và Trưởng đơn vị các vấn đề liên quan đến công việc đơn vị mình và lĩnh vực được phân công.
Điều 8. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức
Ngoài trách nhiệm và quyền hạn quy định tại Điều 6 Quy chế này, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây:
1. Tổng hợp và trình Lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố thông qua các Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hàng quý, 6 tháng, hàng năm và báo cáo khác của Văn phòng.
2. Tham dự, ghi biên bản và dự thảo văn bản, kết luận tại các cuộc họp của Lãnh đạo Văn phòng và Hội nghị cán bộ chủ chốt của cơ quan Văn phòng.
3. Giúp Chánh Văn phòng giám sát, kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế làm việc của Văn phòng.
4. Được thừa lệnh của Chánh Văn phòng ký một số loại văn bản khi được Chánh Văn phòng ủy quyền:
a) Trả lại các văn bản của các tổ chức, cá nhân gửi vượt cấp, không đúng quy định đến Văn phòng;
b) Xác nhận hồ sơ lý lịch CBCCVC đang công tác tại Văn phòng;
c) Giấy giới thiệu, giấy đi đường và một số văn bản khác.
Điều 9. Trách nhiệm của CBCCVC thuộc Văn phòng
1.    Nghiên cứu, thực hiện nghiêm túc các chủ trương, chính sách chung của Đảng, Nhà nước và của Thành phố. Chấp hành và tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định của Luật cán bộ, công chức; Luật viên chức; các quy định khác của pháp luật, Quy chế làm việc của Văn phòng và chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đang công tác.
2.    Giữ gìn sự đoàn kết, thống nhất và phối hợp giúp đỡ nhau trong công tác, thực hiện kỷ cương, kỷ luật trong cơ quan. Chấp hành nghiêm chỉnh sự phân công, quản lý, điều hành của lãnh đạo. Không được nói, viết và làm trái với các quy định của Đảng, Nhà nước; tuyệt đối giữ bí mật theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước; chấp hành thực hiện nghiêm túc kỷ luật phát ngôn và ý thức tổ chức kỷ luật trong cơ quan, không ngừng tự hoàn thiện để góp phần xây dựng cơ quan vững mạnh về mọi mặt.
3.    Thực hiện nghiêm túc thời gian làm việc theo Luật Lao động và theo quy định của Văn phòng; có trách nhiệm phòng gian, bảo mật; giữ gìn vệ sinh nơi làm việc; bảo quản tài sản chung của Văn phòng và tài sản được giao sử dụng.
4.    Khi đến cơ quan làm việc phải tập trung nghiên cứu, thực hiện đầy đủ, kịp thời các yêu cầu công việc với năng suất, chất lượng tốt nhất; trong giờ hành chính khi rời khỏi cơ quan phải báo cáo với Lãnh đạo đơn vị.
5.    Khi thi hành công vụ phải mang thẻ công chức, viên chức bảo đảm công khai danh tính cá nhân; có tác phong lịch sự, giữ gìn uy tín cho cơ quan, tổ chức, đơn vị và đồng nghiệp. Trường hợp vi phạm pháp luật và đạo đức nghề nghiệp thì bị xử lý theo quy định hiện hành.
6.    Thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng đơn vị; chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao; lập Phiếu trình giải quyết công việc (theo mẫu thống nhất) để đề xuất ý kiến trong phạm vi giải quyết công việc của mình báo cáo cấp Trưởng và cấp Phó đơn vị trước khi trình Lãnh đạo Văn phòng phụ trách trực tiếp.
7.    Chủ động cập nhật các văn bản chỉ đạo của cấp trên; theo dõi thống kê các số liệu, lưu trữ các tài liệu, tư liệu có liên quan đến công việc đang phụ trách nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ, chính xác để tham mưu, đề xuất, giải quyết công việc có cơ sở đúng theo pháp luật và phù hợp với tình hình thực tiễn; đồng thời, thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
8.    Trong trường hợp cần thiết, đột xuất Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp huy động, phân công CBCCVC trong các đơn vị để giải quyết các việc đột xuất thì trong thời gian sớm nhất, CBCCVC được phân công phải báo cáo cho Trưởng đơn vị biết để khỏi ảnh hưởng kế hoạch chung của đơn vị.
9.     Tham mưu đề xuất và tổ chức thực hiện có hiệu quả cải cách hành chính, ứng dụng tin học trong xử lý công việc hàng ngày. Không ngừng học tập, nghiên cứu để nâng cao đạo đức, văn hoá và kỹ năng công vụ.
10.    Mỗi CBCCVC cơ quan Văn phòng UBND Thành phố được cấp 01 hòm thư công vụ điện tử sử dụng để trao đổi, liên hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan trong thực thi nhiệm vụ.
11.     Khi đi công tác ngoài phạm vi Thành phố hoặc vắng mặt ở cơ quan phải báo cáo và được sự đồng ý của Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách; trong thời gian đi vắng, phải đề nghị Lãnh đạo đơn vị phân công người giải quyết thay công việc.
12.     Trước khi nghỉ hưu, chuyển công tác, đi công tác, học tập dài hạn phải bàn giao hồ sơ tài liệu và tài sản của Văn phòng mà mình đang quản lý cho Trưởng đơn vị hoặc cán bộ, công chức thay thế, dưới sự giám sát của đại diện Phòng Hành chính – Tổ chức và Phòng Quản trị - Tài vụ. Đối với những trường hợp bàn giao có thời hạn, khi trở lại nhận nhiệm vụ có trách nhiệm tiếp nhận, hệ thống lại các công việc đã được làm thay, đảm bảo công việc được theo dõi liên tục, đồng bộ.
13.     Khi đi tham quan, học tập ở nước ngoài phải báo cáo và được sự đồng ý của Chánh Văn phòng; sau mỗi chuyến đi, phải báo cáo kết quả bằng văn bản.
14.     Được nghỉ phép năm theo quy định của Bộ luật Lao động. CBCCVC (kể cả Trưởng, Phó đơn vị) các đơn vị khi nghỉ đột xuất, nghỉ phép, vắng mặt tại cơ quan trong giờ làm việc… phải được sự đồng ý của Trưởng đơn vị, Lãnh đạo Văn phòng, để theo dõi, quản lý:
- Trường hợp cán bộ, công chức nghỉ từ một ngày trở xuống, phải xin phép Trưởng đơn vị và được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng phụ trách khối để phân công người làm thay.
- Trường hợp CBCCVC nghỉ từ 02 ngày trở lên phải có đơn xin phép Trưởng đơn vị và được sự đồng ý của Chánh Văn phòng; phải thực hiện bàn giao công việc và tiếp nhận công việc khi quay trở lại làm việc theo quy định.
- Trường hợp nghỉ phép dài ngày phải báo trước thời gian nghỉ một tuần và có đơn xin phép để Trưởng đơn vị, Lãnh đạo Văn phòng có kế hoạch bố trí cán bộ thay thế vị trí công việc.
15.     Giữ gìn phòng làm việc, nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ. Thực hiện việc bảo quản các trang thiết bị, tài sản khác của cơ quan giao; sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả, tránh lãng phí điện, nước, điện thoại và các vật dụng khác.
16.     Có trách nhiệm tham gia tích cực và đầy đủ các hoạt động, phong trào, sinh hoạt đoàn thể của cơ quan theo quy định. Thông qua tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên, Nữ công, Hội Cựu chiến binh, các đoàn thể khác, hội nghị cán bộ công chức.... để kiểm tra, giám sát việc thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, chương trình công tác, kinh phí hoạt động, chế độ quản lý, sử dụng tài sản của cơ quan, đơn vị; nội quy, quy chế làm việc trong nội bộ của cơ quan, đơn vị góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm vụ chính trị, phát huy dân chủ trong nội bộ của cơ quan.
17.    Chuyên viên giúp việc hành chính cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Thành phố, ngoài thực hiện những nhiệm vụ của CBCCVC nêu trên, còn có trách nhiệm thực hiện các công việc theo chức năng nhiệm vụ được giao, cụ thể như sau:
a) Tổng hợp, tham mưu, đề xuất lịch làm việc ngày, lịch công tác tuần của Chủ tịch, Phó Chủ tịch;
b) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo về kết quả thực hiện các ý kiến chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch, Phó Chủ tịch;
c) Tập hợp, truyền tải các thông tin chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch, Phó Chủ tịch; theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan trong Thành phố tổ chức thực hiện và thông tin báo cáo theo quy định;
d) Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp các văn bản, hồ sơ, tài liệu của Chủ tịch, Phó Chủ tịch; thống kê, lưu trữ các văn bản, tài liệu, các ý kiến chỉ đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch;
đ) Phối hợp kiểm tra về thể thức, kỹ thuật soạn thảo đối với các văn bản trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký duyệt.
e) Tham dự các cuộc họp, buổi làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch. Giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch tập hợp, ghi chép các nội dung cần thiết có liên quan. Phối hợp với các phòng chuyên môn tập hợp kết quả, xây dựng báo cáo hoặc văn bản chỉ đạo;
g) Tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch trong công tác lễ tân, đối ngoại;
h) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch giao.
Điều 10. Công tác phối hợp giải quyết công việc giữa các đơn vị thuộc Văn phòng UBND Thành phố
1. Khi giải quyết công việc có liên quan đến nhiệm vụ nhiều đơn vị thuộc Văn phòng UBND Thành phố, Chánh Văn phòng UBND Thành phố phân công Trưởng một đơn vị chủ trì hoặc làm đầu mối thực hiện. Trưởng đơn vị được phân công chủ động chủ trì phối hợp, trao đổi ý kiến về các vấn đề có liên quan với Trưởng các đơn vị khác. Đơn vị liên quan được hỏi ý kiến phải phối hợp trả lời chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được được yêu cầu; đối với các công việc phức tạp, cần có thời gian chuẩn bị thì đơn vị phối hợp phải có văn bản thông báo cho đơn vị chủ trì biết thời gian trả lời, nhưng không quá 03 ngày làm việc. Nếu đơn vị nào để chậm trễ, ảnh hưởng đến công việc thì Trưởng đơn vị và CBCCVC trực tiếp thụ lý phải chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng UBND Thành phố về sự chậm trễ đó.
2. Trưởng đơn vị được phân công chủ trì các công việc lớn có trách nhiệm dự thảo Thông báo phân công các đơn vị có liên quan để triển khai nhiệm vụ được giao trình Chánh  Văn phòng UBND Thành phố ký để các đơn vị có liên quan thực hiện.
3. Các đơn vị phải bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ trong quá trình giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao để đạt được hiệu quả cao nhất.
Điều 11. Mối quan hệ với tổ chức đảng, đoàn thể trong Văn phòng
1. Trong quá trình công tác, Chánh Văn phòng thường xuyên giữ mối liên hệ với Đảng ủy và các tổ chức đoàn thể: Công đoàn, Đoàn thanh niên, Hội cựu chiến binh cơ quan trong việc phối hợp thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
2. Chánh Văn phòng tạo điều kiện cho các tổ chức đoàn thể phát huy vai trò, thực hiện tốt các đợt phát động phong trào thi đua yêu nước, xây dựng phong trào văn hóa, văn nghệ, xây dựng cơ quan văn hóa, giám sát việc thực hiện quy chế, quy định của cơ quan.

(Căn cứ Quyết định số 316/QĐ-VP ngày 18 tháng 8 năm 2016 của Chánh Văn phòng UBND thành phố Hà Nội)