Điều 18. Chế độ giao ban, sinh hoạt, hội nghị
1. Lãnh đạo Văn phòng, Phó Trưởng Ban Tiếp công dân, Trưởng các đơn vị chuyên môn, Giám đốc Trung tâm Tin học – Công báo toàn thể cán bộ, công chức phòng Tổng hợp, phòng Thư ký – Biên tập dự giao ban của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Thành phố hàng tuần.
2. Sáng thứ Hai hàng tuần, toàn thể CBCCVC cơ quan Văn phòng dự nghi lễ chào cờ Tổ quốc và sinh hoạt dưới cờ. Phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm tổ chức cử hành nghi lễ.
3. Định kỳ hoặc đột xuất, Chánh Văn phòng quyết định tổ chức họp Lãnh đạo Văn phòng với Trưởng các đơn vị trực thuộc để trao đổi công tác theo lĩnh vực được phân công.
4. Định kỳ 6 tháng, lãnh đạo Văn phòng sinh hoạt với các tổ chức đoàn thể của cơ quan để đánh giá kết quả phối hợp công tác.
5. Vào tuần cuối tháng 12 hàng năm, Văn phòng phối hợp với Công đoàn cơ quan tổ chức hội nghị công chức, viên chức, tổng kết công tác năm của cơ quan và triển khai nhiệm vụ năm tới.
6. Định kỳ hàng tháng, Trưởng các đơn vị tổ chức sinh hoạt đơn vị để kiểm điểm, đánh giá kết quả công tác và triển khai nhiệm vụ của tháng tiếp theo; Lãnh đạo Văn phòng tham dự cuộc họp của các đơn vị được phân công theo dõi nếu thấy cần thiết.
Điều 19. Xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình công tác của Văn phòng
1. Đăng ký, xây dựng chương trình công tác
Các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm đăng ký, xây dựng chương trình công tác để cụ thể hoá các công việc cần làm trong: tuần, tháng, quý, năm. Phòng Hành chính – Tổ chức tổng hợp xây dựng chương trình công tác của Văn phòng.
2. Tổ chức thực hiện chương trình công tác
Sau khi chương trình công tác được ban hành, cá nhân, đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện theo đúng nội dung, thời gian đề ra. Kết quả thực hiện chương trình công tác thể hiện trong báo cáo hàng tháng của cá nhân, đơn vị. Phòng Hành chính – Tổ chức xây dựng Báo cáo kết quả thực hiện chương trình công tác của Văn phòng.
Điều 20. Chế độ tiếp công dân, giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo
1. Ban Tiếp công dân có trách nhiệm xây dựng, báo cáo lãnh đạo Văn phòng trình UBND Thành phố phê duyệt kế hoạch tiếp công dân của lãnh đạo UBND Thành phố, lãnh đạo Văn phòng theo quy định;
Công khai các quy định về tiếp công dân; tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân và hướng dẫn giải quyết theo quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo và quy chế làm việc của Ban Tiếp công dân.
2. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng và chuyên viên theo dõi ngành, lĩnh vực công tác phối hợp với Ban tiếp công dân để tiếp công dân về những vụ việc có liên quan đến công việc được phân công. Lập kế hoạch, chuẩn bị nội dung, tài liệu, bố trí lịch để Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Thành phố tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc thẩm quyền của UBND Thành phố.
Điều 21. Chế độ thông tin, báo cáo nội bộ Văn phòng
1. Chế độ thông tin, báo cáo là trách nhiệm, nghĩa vụ của CBCCVC trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức là đầu mối tổng hợp, chủ trì xây dựng báo cáo, tình hình thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng và cả năm.
3. Trưởng đơn vị có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi việc thực hiện chế độ báo cáo của CBCCVC trong đơn vị mình và thực hiện chế độ báo cáo thuộc trách nhiệm của trưởng đơn vị; thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định; có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo về ngành, lĩnh vực, phần công việc của đơn vị được phân công theo yêu cầu của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố và Lãnh đạo Văn phòng.
4. Tuỳ theo lĩnh vực, Lãnh đạo Văn phòng sẽ phân công cụ thể cho cá nhân, đơn vị chủ trì xây dựng các báo cáo chuyên đề theo quy định.