18/08/2016 04:56:47
Điều 22. Quy định chung về tiếp nhận, quản lý văn bản đến, văn bản đi
1. Tất cả các văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức gửi UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố và Văn phòng UBND Thành phố phải được đăng ký, cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Văn phòng.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức chịu trách nhiệm quản lý thống nhất, toàn diện các loại văn bản, tài liệu, giấy tờ của UBND Thành phố, của Văn phòng UBND Thành phố (kể cả văn bản điện tử); quản lý việc tiếp nhận xử lý văn bản đến, ban hành văn bản đi và việc sao in văn bản; chuyển văn bản đến, văn bản đi đúng địa chỉ, đúng người có trách nhiệm xử lý, giải quyết công việc theo quy trình xử lý văn bản; lập danh mục công văn, tờ trình theo vấn đề, nội dung của các cơ quan, đơn vị gửi, trình. Quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản phải tuân thủ theo quy định được ban hành kèm theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban  nhân dân Thành phố.
3. Chuyên viên được phân công xử lý công việc có trách nhiệm nhập ý kiến đề xuất, xử lý văn bản của mình trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố và lãnh đạo Văn phòng nhập ý kiến xử lý của mình hoặc thông qua chuyên viên giúp việc hành chính trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
4. Hàng tuần, Trưởng các đơn vị có trách nhiệm báo cáo kết quả xử lý văn bản, hồ sơ công việc của đơn vị gửi Phòng Hành chính - Tổ chức tổng hợp báo cáo Chánh Văn phòng những hồ sơ, văn bản đi, đến thực hiện chậm theo hạn định.
5. CBCCVC bộ phận “Một cửa” trong quá trình thực hiện công việc phải thực hiện nghiêm túc quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận một cửa, một cửa liên thông của các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn Thành phố.
Điều 23. Công tác Văn thư – Lưu trữ
1. Công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và Quy chế về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng.
2. Các văn bản gửi lên Trung ương, cùng với văn bản giấy, văn thư phải phối hợp với Trung tâm Tin học- Công báo cập nhật, gửi kèm theo văn bản, hồ sơ qua hệ thống thư điện tử.
3. Giấy giới thiệu của UBND Thành phố và Văn phòng UBND Thành phố do văn thư quản lý. Việc cấp giấy giới thiệu chỉ thực hiện khi có lệnh của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố hoặc Lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố.
4. Trung tâm Tin học – Công báo chịu trách nhiệm lưu trữ các văn bản điện tử, các bản ghi âm tại các cuộc họp.
Điều 24. Chế độ bảo vệ bí mật nhà nước
Bảo vệ bí mật Nhà nước là nhiệm vụ quan trọng, là nghĩa vụ, trách nhiệm của CBCCVC Văn phòng; CBCCVC Văn phòng có trách nhiệm thực chế độ bảo vệ bí mật nhà nước theo đúng quy định của Nhà nước và của UBND Thành phố .
(Căn cứ Quyết định số 316/QĐ-VP ngày 18 tháng 8 năm 2016 của Chánh Văn phòng UBND thành phố Hà Nội)
Hồ Lệ Thủy